Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist:

NEXT Munich GmbH
Birkenleiten 43, 81543 München
info@next-munich.com, +49 89 41111580

Fragen zum Datenschutz können Sie auch direkt an unseren Datenschutzbeauftragten richten:
Rechtsanwalt David Heimburger, dh@davidheimburger.de, 040 / 22863648

Wir bemühen uns, eine geschlechtergerechte Sprache zu verwenden. Teilweise verwenden wir für die vereinfachte Leseführung nur die männliche Form von Begriffen wie Benutzer statt Benutzende, Benutzer:innen oder Benutzerinnen und Benutzer. Wenn wir nur die männliche Form verwenden, soll der Begriff dennoch alle Geschlechter mit einschließen.

Wir fassen an dieser Stelle einmal die allgemeinen Rechte zusammen, die Ihnen nach der DSGVO mit Blick auf Ihre bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zustehen. Für die Erklärung der Rechtsbegriffe verweisen wir auf die geltenden Definitionen in der DSGVO (siehe dort Artikel 4). Sollte etwas unverständlich bleiben, fragen Sie gerne bei uns nach.

1. Sie können uns erteilte Einwilligungen in die Verarbeitung oder Weitergabe Ihrer Daten jederzeit für die Zukunft widerrufen (Artikel 7 Absatz 3 DSGVO).
2. Sollte die Rechtsgrundlage für eine Verarbeitung Ihrer Daten ein berechtigtes Interesse nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO sein, dürfen Sie einen Widerspruch gegen die Datenverarbeitung nach Artikel 21 DSGVO einlegen. Soweit es sich bei der entsprechenden Datenverarbeitung um Direktwerbung handelt, müssen Sie Ihren Widerspruch in keiner Weise begründen; in allen anderen Fällen müssten Sie für Ihren Widerspruch Gründe darlegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
3. Sollten wir fehlerhafte Angaben zu Ihrer Person gespeichert haben, können Sie von uns die Berichtigung Ihrer Daten verlangen (Artikel 16 DSGVO).
4. Sie können von uns Auskunft darüber verlangen, welche Daten wir von Ihnen verarbeiten (Artikel 15 DSGVO, § 34 BDSG).
5. Sie können von uns die Löschung Ihrer Daten oder die Einschränkung ihrer Verarbeitung verlangen, soweit Ihrem Wunsch keine höherrangigen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Artikel 17 bzw. 18 DSGVO, § 35 BDSG).
6. Sie können von uns verlangen, dass wir Ihnen die Daten, die Sie uns selbst zur Verfügung gestellt haben, in einem maschinenlesbarem Format zur Weitergabe an Dritte zur Verfügung stellen (Artikel 20 DSGVO).
7. Sie dürfen sich bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz, z.B. dem Bayerischen Landesamt für die Datenschutzaufsicht, über datenschutzrechtliche Sachverhalte bei uns beschweren.

Jede Form der Verarbeitung personenbezogener Daten setzt eine Rechtsgrundlage voraus, die uns diese Verarbeitung gestattet. Die Rechtsgrundlage ergibt sich in erster Linie aus dem Zweck, zu dem die Daten verarbeitet werden. Die Rechtmäßigkeit innerhalb einer Rechtsgrundlage bemisst sich regelmäßig nach dem konkreten Umfang der Datenverarbeitung und nach den von uns ergriffenen Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten.

Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung ergeben sich aus Artikel 6 Absatz 1 DSGVO und für besonders schützenswerte Daten wie z.B. Gesundheitsdaten aus Artikel 9 Absatz 2 DSGVO. Diese beiden Vorschriften nennen die Vorbereitung oder Erfüllung von vertraglichen, gesetzlichen oder auch gesellschaftlichen Pflichten als wichtigste Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung. Daneben erfolgen viele Datenverarbeitungen in unserem berechtigten Interesse, wenn nicht mit Blick auf die konkreten Umstände die Interessen der Betroffenen überwiegen. Sollte eine der zuvor genannten Arten von Rechtsgrundlage einschlägig sein, bedarf die Verarbeitung keiner weiteren Zustimmung von Ihnen.

Außerdem kann eine Datenverarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung von Ihnen erfolgen (Artikel 7 DSGVO) oder für Personen unter 16 Jahren bei der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft (z.B. Internetseiten, Onlinespielen, Social Media-Plattformen) von den Kindern bzw. Jugendlichen in Verbindung mit der Zustimmung eines Erziehungsberechtigten (Artikel 8 DSGVO).

Wir weisen an dieser Stelle ausdrücklich darauf hin, dass sich keins unserer Angebote an Personen unter 16 Jahren richtet.

Teilweise ergibt sich unsere Pflicht, Sie um Ihre Einwilligung zu bitten, nicht oder nicht allein aus der DSGVO sondern aus dem Telemedien-Telekommunikation-Datenschutzgesetz (TTDSG) oder dem Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG). Die Pflichten aus diesen Gesetzen haben wir berücksichtigt, ohne im Folgenden ausdrücklich darauf hinzuweisen.

Findet eine Datenübertragung in einen Staat außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) statt, stellen wir sicher, dass der Datenschutz im Sinne der Artikel 44 – 49 DSGVO gesichert ist. Eine solche Übertragung nach außerhalb des EWRs nennt man im Datenschutzrecht einen Drittstaatentransfer.

Cookies sind eine bestimmte Form von Texteinträgen, die von Ihrem Browser auf Ihrem Gerät gespeichert werden, wenn Sie eine Internetseite aufrufen. In einem Cookie können unterschiedliche Informationen gespeichert werden. Teilweise speichert ein Cookie nur ein Ja oder Nein („true“ oder „false“) oder eine Landeskennung wie „de“ für deutsche Sprache; teilweise wird eine Zeichenfolge gespeichert, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Internetseite ermöglicht (eine sogenannte Cookie-ID).

Das Recht Cookies zu setzen bemisst sich nicht allein nach der DSGVO, sondern primär nach § 25 TTDSG. Die Norm unterscheidet zwischen für den Betrieb des Onlineangebots unbedingt erforderlichen (essenziellen) Cookies und solchen, die es nicht sind. Essenzielle Cookies dürfen auch ohne Einwilligung gesetzt werden, nicht-essenzielle Cookies setzen jedoch immer ein Einverständnis voraus – selbst wenn das nach der DSGVO nicht erforderlich ist (z.B. wenn ein berechtigtes Interesse als Rechtsgrundlage vorliegt oder die Daten nicht personenbezogen sind).

Bevor wir nicht-essenzielle Cookies auf Ihrem Endgerät speichern, fragen wir Sie entsprechend den Vorgaben des § 25 TTDSG nach Ihrem Einverständnis.

Der Zweck eines jeden Cookies sowie die Rechtsgrundlage für dessen Einsatz nach der DSGVO ergeben sich aus der nachfolgenden Beschreibung der einzelnen Datenverarbeitung.

Ihnen stehen verschiedene Wege offen, die Annahme von Cookies auf Ihrem Gerät zu unterbinden:

1. Der Standardfall dürfte sein, dass Sie beim Aufruf einer unserer Internetseiten über unseren Einwilligungsmanager entscheiden, welche Cookies Sie zulassen und welche nicht. Teilweise können wir Ihnen nur eine pauschale Annahme oder Ablehnung aller Cookies bzw. von Cookie-Gruppen anbieten.
2. Grundsätzlich können Sie Ihren Browser so einstellen, dass er nie Cookies annimmt. Durch einen solchen vollständigen Ausschluss gehen Ihnen mit großer Wahrscheinlichkeit Funktionen verloren, die auf Cookies beruhen und die Sie eigentlich gerne zulassen würden oder die gar nicht zustimmungspflichtig sind.
3. Sie können Internetseiten im Privatmodus Ihres Browsers aufrufen. Der Privatmodus blockiert ebenfalls das Setzen von Cookies in Ihrem Browserspeicher bzw. löscht alle Cookies automatisch am Ende der Sitzung (Session).
4. Einige Browser bzw. Browser-Plug-Ins bieten Ihnen Möglichkeit, differenziertere Voreinstellungen zu treffen, welche Cookies Sie grundsätzlich standardmäßig akzeptieren wollen und welche nicht.
5. Ein Spezialfall: Google bietet ein Browser-Plug-In an, das das Setzen der verschiedenen Cookies von Google unterbindet. Das entsprechende Plug-In finden Sie hier: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de

6.1. Besuch unserer Internetseiten

6.1.1. Bereitstellen unserer Internetseiten

Beschreibung: Damit ein Webserver unsere Internetseite Ihrem Browser zur Verfügung stellen kann, muss der Server technische Daten über Ihr dafür genutztes Gerät, Ihren Browser und Ihren Internetzugang erfassen. Man spricht hier von dem sogenannten Logfile oder Weblog. Das sind die gleichen Daten, die Sie bei jeder Internetseite zwingend hinterlassen, die Sie aufrufen. Im Mittelpunkt steht die IP-Adresse, von der aus Sie unsere Seiten aufrufen. An diese Internetadresse schickt der Webserver Ihnen die Daten, die Sie sehen wollen.

Datenkategorien: IP-Adresse, von der aus unsere Seite aufgerufen wurde; Datum und Uhrzeit des Zugriffs; Objekte auf unserer Website, die im Browser aufgerufen werden; Art und Version des Internetbrowsers; Art und Version des Betriebssystem.

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Unser Hosting-Dienstleister, der über einen Auftragsverarbeitungsvertrag auf den Datenschutz verpflichtet ist, sitzt im EWR. Im Falle von Angriffen auf unsere Seiten Weitergabe an von uns beauftragte Forensiker und Ermittlungsbehörden. Ein Drittstaatentransfer findet hierbei nicht statt.

Zweck + Rechtsgrundlage: Bereitstellung unserer Internetseite sowie Nachforschungen, sollte es zu einem unrechtmäßigen Zugriff auf unsere Webseiten kommen (z.B. einen Hackerangriff). Rechtsgrundlage ist ein berechtigtes Interesse, da der Betrieb einer Website ohne die Erfassung des Weblogs nicht möglich ist. Für den speziellen Falle eines Angriffs auf unsere Internetseite steht uns ein berechtigtes Interesse zu, den Ermittlern Indizien dafür bieten zu können, wie sich der Angriff abgespielt hat.

Speicherdauer: 7 Tage

6.1.2. Kontaktformular

Beschreibung: Unsere Internetseiten verfügen über ein Kontaktformular, über das Sie uns Nachrichten schicken können. Ihre Eingaben werden technisch als eine E-Mail an uns geschickt (auch wenn Sie selbst keine E-Mail-Adresse als Absender hinterlegt haben).

Sobald Sie Ihre Nachricht abschicken, entspricht die Datenverarbeitung dem Schicken einer E-Mail an unsere zentrale Kontaktadresse. Während Sie sich auf der Internetseite befinden und Ihre Angaben in das Formular eingeben, entspricht die Datenverarbeitung dem Aufruf einer beliebigen Internetseite von uns.

Datenkategorien: Siehe die Verarbeitungen „Bereitstellen einer Internetseite“ und „E-Mail- Postfach“.

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Siehe die Verarbeitungen „Bereitstellen einer Internetseite“ und „E-Mail-Postfach“.

Zweck + Rechtsgrundlage: Bereitstellung eines Kontaktformulars als zusätzliche Möglichkeit zur Kontaktaufnahme mit uns. Die Rechtsgrundlage ist je nach dem Inhalt Ihrer Kontaktaufnahme die Vorbereitung einer Vertragserfüllung oder ein berechtigtes Interesse.

Speicherdauer: Siehe die Verarbeitungen „Bereitstellen einer Internetseite“ und „E-Mail- Postfach“.

6.1.3. Navigationsfunktionen (Google Maps)

Beschreibung: In unsere Internetseiten haben wir Karten von Google Maps eingebunden, einen Dienst von Google. Diese interaktiven Karten ermöglichen es Ihnen, unseren Standort in Kartenform zu sehen und von Ihrem Standort zu uns zu navigieren.

Der von uns verwendete Kartenausschnitt überträgt beim Aufruf in Ihrem Browser Ihre IP-Adresse an Google und – wenn Sie das in ihrem Gerät nicht deaktiviert haben – Ihren aktuellen Standort. Sollten Sie auf Ihrem Gerät zum Zeitpunkt des Seitenaufrufs mit einem Google-Konto eingeloggt sein, erfährt Google über Ihr persönliches Konto auch konkret, wer Sie sind.

Wir erhalten von Google Maps keinerlei Daten über Sie.

Sie können die Übertragung Ihres Standorts an Google verhindern, indem Sie in den Einstellungen Ihres Geräts den Zugriff Ihres Browsers auf Ihre Standortdaten unterbinden. Wenn Sie ein Google-Konto haben, können Sie die von Google zu Ihnen gespeicherten Standortdaten darüber löschen lassen.

Zu den Details der Datenverarbeitung bei Google können wir keine Angaben machen. Hierzu gilt die Datenschutzinformation von Google: https://policies.google.com/privacy

Zusätzliche Infos zu Google Maps finden Sie auf: https://www.google.com/intl/de_de/help/terms_maps.html

Obwohl wir keine Daten von Google erhalten, stuft Google die Nutzung seines Kartendienstes durch uns als eine gemeinsame Verantwortung ein, da sowohl Google wie auch wir ein Interesse an der Bereitstellung des Dienstes haben. Zwischen Google und uns besteht dementsprechend ein Vertrag über die gemeinsame Verantwortung, dessen Inhalt Sie hier nachlesen können (nur auf Englisch): https://privacy.google.com/intl/de/businesses/mapscontrollerterms/ Die Verantwortung für den Betrieb von Google Maps liegt vollständig bei Google, wir stellen nur die Einbindung von Google Maps in unsere Seiten zur Verfügung.

Datenkategorien: IP-Adresse Ihres Geräts; Standort Ihres Geräts, wenn die Standortweitergabe in ihrem Gerät nicht deaktiviert wurde; Zeitpunkt des Datenaufrufs; bei Goolge Maps aufgerufene Inhalte und genutzte Funktionen (z.B. Routenplanung

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Google LLC, für uns als europäische Organisation ansprechbar über Google Ireland Ltd, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland. Soweit Google Daten in Drittstaaten überträgt, garantiert Google einen Umgang mit den Daten auf EU-Datenschutzniveau durch den Abschluss von Standarddatenschutzklauseln.

Zweck + Rechtsgrundlage: Zweck der Einbindung von Google Maps ist es, Ihnen die Anreise zu uns zu erleichtern. Rechtsgrundlage für die Übertragung von personenbezogenen Daten an Google ist ein berechtigtes Interesse, da die Navigationsfunktion Ihnen hilfreiche Informationen zu unserem Standort zur Verfügung stellt und Sie die Datenerfassung durch Google entsprechend Ihren Cookie-Einstellungen weitestgehend einschränken können.

Speicherdauer: Die Speicherdauer liegt im Verantwortungsbereich von Google. Eine Datenlöschung bei uns ist nicht möglich, da wir durch den Einsatz von Google Maps keine Daten von Ihnen erfassen.

6.1.4. Video-Streaming (Vimeo)

Beschreibung: Unsere Internetseite zeigt Filme über einen Videoplayer von Vimeo. Wir nutzen den Vimeo-Player mit dem Do-not-track-Parameter, so dass Vimeo durch den Aufruf des Players in Ihrem Internetbrowser keine Cookies in Ihrem Browser setzt und auf allgemeine Trackingmaßnahmen verzichtet, die Vimeo ansonsten nutzt.

Vimeo verarbeitet als technischer Anbieter des Videohostings die typischen Weblog-Daten, die ein Endgerät beim Abruf des Streamingangebots an den technischen Anbieter überträgt wie zum Beispiel Ihre IP-Adresse.

Wir erhalten hinsichtlich dieser Datenerfassung von Vimeo keinerlei Daten über Ihr Nutzungsverhalten. Die Verantwortung für diese Datenverarbeitung liegt allein bei Vimeo. Wir informieren an dieser Stelle über diese externe Datenverarbeitung, weil unser Angebot über die Verlinkung zum Vimeo-Player auf diesen externen Dienst verweist.

Weitere Informationen zum Umgang mit Ihren Daten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Vimeo: https://vimeo.com/privacy. Vimeos Angaben zu Do-not-track finden Sie auf: https://vimeo.zendesk.com/hc/de/articles/360001494447-Verwendung-von-Player-Parametern

Datenkategorien: IP-Adresse, von der aus der Vimeo-Player aufgerufen wurde; Datum und Uhrzeit des Zugriffs; aufgerufene Filme; genutzte Teilen-Funktionen zum Weiterempfehlen des Films; Art und Version des Internetbrowsers; Art und Version des Betriebssystem; zu den Details siehe Vimeos Datenschutzinformationen

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Vimeo.com Inc., 555 West 18th Street, New York, New York 10011, USA. Vimeo verarbeitet die Daten in den USA. Für diesen Drittstaatentransfer haben wir mit Vimeo EU-Standarddatenschutzklauseln in der Form Verantwortlicher-zu-Verantwortlichem abgeschlossen, worüber Vimeo einen Umgang mit den Daten auf EU-Datenschutzniveau garantiert.

Zweck + Rechtsgrundlage: Wir setzen den Vimeo-Player ein, um Ihnen ein leistungsfähiges Videostreaming anbieten zu können. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Weblog-/ Streamingdaten ist ein berechtigtes Interesse, da Internetdienste technisch nicht ohne Verarbeitung der Weblog-Daten angeboten werden können.

Speicherdauer: Die Speicherdauer liegt im Verantwortungsbereich von Vimeo. Eine Datenlöschung bei uns ist nicht erforderlich, da wir durch den Einsatz von Vimeo keine Daten von Ihnen erfassen.

6.1.5. Analyse des Nutzungsverhaltens

Beschreibung: Auf unserer Internetseite setzen wir den Webanalysedienst Pausible ein, der besonders datenschutzbewusst ist und keine Cookies setzt. Plausible erstellt aus den technischen Eckwerten des von Ihnen eingesetzten Internetbrowsers, Ihrer IP-Adresse und einem zusätzlichem Zufallswert einen sogenannten digitalen Fingerabdruck. Dieser Wert wird für 24 Stunden gespeichert, um das Nutzungsverhalten innerhalb von 24 Stunden (regelmäßig innerhalb eines Besuchs unserer Website) als einheitlichen Besuch zusammenfassen zu können. Nach der automatischen Löschung des Fingerabdrucks erkennt Plausible Sie nicht erneut wieder, da Sie nach der Löschung über den neuen Zufallswert einen neuen Identifikator zugewiesen bekommen.

Plausible erstellt in unserem Auftrag anhand der erhobenen Informationen statistische Reports über die Aktivitäten auf unserer Internetseite, die regionale Herkunft der Besucher und technische Eckwerte der Geräte, mit denen unsere Seiten besucht werden.

Wir geben die Daten aus Plausible an keinen Dritten weiter. Insbesondere führen wir die Daten nicht mit den Daten von Werbenetzwerken zusammen oder setzen sie in anderer Weise für Marketingzwecke ein.

Weitere Informationen zu Plausible finden Sie auf https://plausible.io/data-policy.

Datenkategorien: IP-Adresse, über die das Gerät online geht; an die IP-Adresse anknüpfend Ort oder Land sowie Internet Service Provider für den Internetzugang; Datum und Uhrzeit des Zugriffs; Objekte auf unserer Website, die im Browser aufgerufen (angeklickt) werden; Art und Version des Internetbrowsers; Art und Version des Betriebssystem; Internetseiten, die zuvor und als nächstes angeklickt werden; digitaler Fingerabdruck basierend auf einem nur 24 Stunden gültigen Zufallswert.

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Plausible Insights OÜ, Västriku tn 2, 50403, Tartu, Estonia ist über einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO zur Beachtung des Datenschutzes verpflichtet. Die durch die Cookies gesammelten Informationen werden an Server im EWR übertragen und dort gespeichert. Ein Drittstaatentransfer findet nicht statt.

Zweck + Rechtsgrundlage: Der Zweck dieser Nutzungsanalyse ist es, dass wir unser Internetangebot anhand der Analyseerkenntnisse weiter verbessern können.

Rechtsgrundlage ist ein berechtigtes Interesse, das sich daraus ergibt, dass der Personenbezug der erfassten Daten auf den nur 24 Stunden gültigen Fingerabdruck beschränkt ist und dass die Daten von uns nicht mit weiteren Datensammlungen kombiniert werden.

Speicherdauer: 24 Stunden (je Fingerabdruck; andere personenbezogenen Daten werden gar nicht gespeichert)

6.2. Unsere Social Media-Profile

6.2.1. LinkedIn

Beschreibung: Wir betreiben bei LinkedIn ein Unternehmensprofil. So ein LinkedIn-Profil ermöglicht es uns, unsere Organisation bei LinkedIn vorzustellen, mit Ihnen auf dieser Social Media-Plattform in Kontakt zu treten und über Anzeigen auf dieser Plattformen auf unsere Leistungen und Angebote hinzuweisen.
LinkedIn stellt uns über die Nutzung unserer Profilseite Analysedaten zur Verfügung. Dadurch gewinnen wir einen Eindruck davon, wie erfolgreich die einzelnen unserer Kommunikationsmaßnahmen sind.
Zu den Details der Datenverarbeitung bei LinkedIn gilt die Datenschutzinformation von LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

Datenkategorien: LinkedIn-Benutzername; Kommentare, Likes und Seitenaufrufe innerhalb von LinkedIn sowie Zeitpunkt der Aktion

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): LinkedIn Corp., für uns als europäische Organisation ansprechbar über LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland. LinkedIn garantiert einen Umgang mit den Daten auf EU-Datenschutzniveau durch den Abschluss von Standarddatenschutzklauseln.

Zweck + Rechtsgrundlage: Analyse des Nutzungsverhaltens auf unserem LinkedIn-Profil. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung, die Sie im Rahmen Ihre LinkedIn-Registrierung erteilt haben.

Speicherdauer: Die Speicherdauer liegt im Verantwortungsbereich von LinkedIn.

6.3. Kunden

6.3.1. Kundendatenbank (CRM)

Beschreibung: Wir pflegen Ihre Daten in unserer Kundendatenbank im Sinne eines Customer Relation Management (CRM). Im CRM speichern wir Ihre Vertragsdaten sowie die Historie Ihrer Kundenbeziehung mit uns.

Datenkategorien: Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Adresse), Aufträge (Leistungen, Zahlungs- und Lieferkonditionen, Rechnungen), Termine, Kommunikationshistorie, Marketing-Einwilligungen

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Unser Dienstleister für den Betrieb des CRM, der über einen Auftragsverarbeitungsvertrag auf den Datenschutz verpflichtet ist, sitzt im EWR. Ein Drittstaatentransfer findet nicht statt.

Zweck + Rechtsgrundlage: Nutzung eines CRM-Systems, das uns eine ganzheitliche Betreuung unserer Kunden von der Kontaktaufnahme bis zur Abrechnung ermöglicht. Rechtsgrundlage ist ein berechtigtes Interesse, da die Nutzung des CRM das Serviceniveau steigert und Kosten senkt.

Speicherdauer: Wir speichern Ihr Kundenkonto bis zu sechs Jahre nach Abschluss des letzten Kundenkontakts. Insoweit erfüllen wir damit die Aufbewahrungspflicht für Geschäftsbriefe aus dem Handelsrecht.

6.3.2. Rechnungsstellung

Beschreibung: Stellen wir Ihnen eine Rechnung, liegt darin eine Verarbeitung personenbezogener Daten, wenn der Rechnungsempfänger eine natürliche Person ist (Selbstständige oder Teilhaber einer Personengesellschaft) oder Sie als Ansprechpartner in der Rechnung genannt werden. Wir erstellen unsere Rechnungen intern und speichern sie in unserer Buchhaltung.

Datenkategorien: Name, Anschrift, Datum, Kunden- und Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag und Rechnungsinhalt

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Keiner

Zweck + Rechtsgrundlage: Rechnungsstellung. Rechtsgrundlage ist für uns Vertragserfüllung.

Speicherdauer: Rechnungen sind als Buchungsbelege nach den Vorgaben des Steuerrechts 10 Jahre lang aufzubewahren.

6.4. Marketing-Kommunikation

6.4.1. Telefonmarketing (B2B)

Beschreibung: Soweit von einem potentiellen Geschäftskunden (B2B) eine mutmaßliche Einwilligung für werbende Anrufe durch uns vorliegt, bieten wir Ihnen unsere Leistungen auch per Telefonanruf an (Telefonmarketing). Bei Geschäftskunden gehen wir von einer entsprechenden mutmaßlichen Einwilligung aus, wenn Sie mit uns Kontakt aufgenommen haben und uns z.B. im Rahmen eines Whitepaper-Downloads oder einer Newsletter-Anmeldung Ihre Telefonnummer mitgeteilt haben.

Die Details der Anrufe folgen der Verarbeitung „Kundendatenbank (CRM)“ und „Telefonate“.

Datenkategorien: Name, Telefonnummer, Unternehmen/Organisation, Vorliegen der Marketing-Einwilligung, Bestellung Whitepaper, Zeitpunkt der Kontaktaufnahme

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): siehe Verarbeitungen „Kundendatenbank (CRM)“ und „Telefonate“

Zweck + Rechtsgrundlage: Persönliches Vorstellen des Leistungsportfolios und seiner Konditionen in einem Telefongespräch mit potentiellen Kunden, deren Einverständnis für einen Anruf ausdrücklich oder mutmaßlich vorliegt. Rechtsgrundlage ist eine mutmaßliche Einwilligung im Sinne des § 7 Absatz 2 Nr. 2 UWG.

Speicherdauer: siehe Verarbeitungen „Kundendatenbank (CRM)“ und „Telefonate“

6.5. Lieferanten und Dienstleister

Beschreibung: Von unseren Lieferanten und Dienstleistern, die Selbstständige oder Personengesellschaften sind, oder unseren Ansprechpartnern bei solchen Organisationen, verarbeiten wir als Kunde personenbezogene Daten, um mit Ihnen über die Abwicklung des Auftrags kommunizieren zu können.

Neben der inhaltlichen Kommunikation werden Ihre Daten typischerweise verarbeitet in den gesondert beschriebenen Verarbeitungen unserer „Allgemeinen Infrastruktur“ (siehe dort).

Datenkategorien: Kontakt-, Vertrags- und Rechnungsdaten

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte in ihrer Funktion als Berufsgeheimnisträger.

Zweck + Rechtsgrundlage: Ordnungsgemäße Geschäftsführung. Rechtsgrundlagen sind sowohl Vertragserfüllung wie gesetzliche Pflichten und berechtigte Interessen.

Speicherdauer: Rechnungsdaten sind gemäß Steuerrecht 10 Jahre aufzubewahren; Vertragsdaten sind je nach Art des Vertrags unterschiedlich lang aufzubewahren. Bei Urheberrechten reichen solche Fristen bis zu 70 Jahre über den Tod des Urhebers hinaus.

6.6. Stellenbesetzungen

6.6.1. Bewerbungen

Beschreibung: Bewerben Sie sich bei uns auf eine Stelle, verarbeiten wir Ihre Bewerbungsunterlagen bis zum Abschluss des Bewerbungsverfahrens ausschließlich zur Entscheidung über Ihre Einstellung. Den Zugang zu Ihren Unterlagen beschränken wir auf die Personen, die wir sinnvoller Weise in die Entscheidung über Ihre Einstellung einbeziehen.

Kommt es zu einer Einstellung, gehen Ihre Bewerbungsunterlagen in Ihre Personalakte über. Kommt es nicht zu einer Einstellung, werden wir Sie entweder um Ihre Einwilligung in die Aufnahme in unseren Kandidatenpool bitten oder Ihre Unterlagen zurückschicken oder vernichten, sobald nach dem Antidiskriminierungsrecht nicht mehr mit Widerspruch gegen unsere Entscheidung zu rechnen ist.

Datenkategorien: Name + Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, Anschrift), Foto, Profil-URL in beruflichen Netzwerken (z.B. Xing); Angaben im Bewerbungsschreiben, im Lebenslauf, in Zeugnissen und Referenzen, Ausbildungsnachweise und berufliche Qualifikationen, Notizen zu Bewerbungsgesprächen (telefonisch und persönlich), ggf. Ergebnisse aus Einstellungstests

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Keiner

Zweck + Rechtsgrundlage: Entscheidungsgrundlage für Stellenbesetzung. Rechtsgrundlage ist Vorbereitung einer Vertragserfüllung (Arbeitsvertrag) und im Anschluss ein berechtigtes Interesse an der Abwehr von Widersprüchen gegen ablehnende Entscheidungen.

Speicherdauer: 6 Monate nach Abschluss des ursprünglichen Bewerbungsverfahrens

6.6.2. Kandidatenpool

Beschreibung: Sollten wir Ihnen aktuell keine passende Stelle anbieten können, Sie aber bei künftig zu besetzende Stellen erneut im Auswahlprozess berücksichtigen wollen, bitten wir um Ihr Einverständnis Ihre Bewerbungsunterlagen über den Abschluss des aktuellen Bewerbungsverfahrens hinaus aufbewahren zu dürfen. Sollten wir mehr als zwei Jahre nicht auf Sie zurückkommen können, werden wir Ihre Einwilligung zur weiteren Aufbewahrung erneut einholen oder Ihre Unterlagen zurückschicken bzw. löschen.

Datenkategorien: Name + Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, Anschrift), Foto, Profil-URL in beruflichen Netzwerken (z.B. Xing); Angaben im Bewerbungsschreiben, im Lebenslauf, in Zeugnissen und Referenzen, Ausbildungsnachweise und berufliche Qualifikationen, Notizen zu Bewerbungsgesprächen (telefonisch und persönlich), ggf. Ergebnisse aus Einstellungstests

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Keiner

Zweck + Rechtsgrundlage: Entscheidungsgrundlage für künftige Stellenbesetzung. Rechtsgrundlage ist Einwilligung.

Speicherdauer: 2 Jahre seit letztem Kontakt bzw. letzter Einwilligung

6.7. Allgemeine Infrastruktur

6.7.1. E-Mail-Postfach, Kontaktverzeichnis, Kalender

Beschreibung: Für E-Mail, Kontaktverzeichnis und Kalender nutzen wir Exchange-Konten innerhalb von Microsoft 365, die diese Datengruppen gebündelt erfassen. E-Mails, die Sie uns schicken oder von uns erhalten, Ihre Kontaktdaten und Termine mit Ihnen werden sowohl auf den Servern unseres Hostinganbieters gespeichert wie als lokale Kopie auf den Endgeräten, die mit wir mit unseren entsprechenden Konten verbunden haben.
Informationen zum Datenschutz bei Microsoft finden Sie hier: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

Datenkategorien: Name, Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, Adresse, Fax), Ihr Unternehmen, Geschäftsfeld Ihres Unternehmens, Ihre Stellenbezeichnung, Ihr Zuständigkeitsbereich, Ort, Zeit und Umstand der Kontaktaufnahme sowie ggf. besondere Hinweise zu Ihrer Erreichbarkeit oder den angesprochenen geschäftlichen Themen; Zeitpunkt des Versands bzw. Empfangs einer E-Mail; Inhalt der E-Mail (Texte, Dokumente, Bilder, sonstige Dateien); sonstige typische Metadaten einer E-Mail

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18 D18 P521, Irland; Microsoft ist über einen Auftragsverarbeitungsvertrag auf den Datenschutz verpflichtet. Soweit die EU-Tochter Daten an die US-Mutter Microsoft Corp. oder andere Microsoft-Gesellschaften überträgt, garantiert Microsoft einen Umgang mit den Daten auf EU-Datenschutzniveau durch den Abschluss von Standarddatenschutzklauseln.

Zweck + Rechtsgrundlage: Nutzung von miteinander synchronisiertem E-Mail-Postfach, Kalender und Kontaktverzeichnis. Die Rechtsgrundlage ist berechtigtes Interesse, da ohne eine solche digitale Infrastruktur die Teilhabe am modernen Geschäftsleben nicht in vertretbar effizienter Weise möglich wäre.

Speicherdauer: Wir speichern die E-Mails und Einträge so lange, wie es zur Erfüllung eines Zwecks notwendig ist. Je nach Inhalt einer E-Mail, Geschäftsbeziehung zu einem Kontakt oder Hintergrund zu einem Termin können das sehr unterschiedliche Zwecke sein; dementsprechend vielfältig sind die Aufbewahrungsfristen.

Ein Beispiel: Wenn Ihre E-Mail der Vorbereitung eines Vertragsabschlusses dient, greift die Pflicht aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) Geschäftsbriefe sechs Jahre lang aufzubewahren.

6.7.2. Telefonate

Beschreibung: Telefonieren wir miteinander, erfasst unsere cloudbasierte Telefonanlage bzw. unsere Mobiltelefone zu dem Anruf Ihre Nummer sowie den Zeitpunkt des Gesprächs.

Sollte der Inhalt des Gesprächs das nahelegen, erstellen wir eine Gesprächsnotiz und dokumentieren sie an der entsprechend passenden Stelle (z.B. in der Kundendatenbank oder für Bewerber und Beschäftigte im Personalbereich). Denkbar ist, dass wir Ihre Daten für weitere Kommunikation in unser Kontaktverzeichnis aufnehmen.

Tonaufzeichnungen von Gesprächen finden nur im Ausnahmefall statt und nachdem wir Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu eingeholt haben.

Datenkategorien: Telefonnummer; Zeitpunkt des Gesprächs; ggf. Gesprächsinhalte

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Mobilfunkanbieter sowie der Anbieter unserer cloudbasierten Telefonanlage, die unter das Fernmeldegeheimnis nach dem TTDSG fallen. Der Anbieter unserer Telefonanlage ist ein Unternehmen in der EU, das zu einem US-Unternehmen gehört. Soweit durch die Konzernzugehörigkeit Drittstaatentransfers erfolgen, garantiert der Dienstleister einen Umgang mit den Daten auf EU-Datenschutzniveau durch den Abschluss von Standarddatenschutzklauseln.

Zweck + Rechtsgrundlage: Kommunikation per Telefonat. Rechtsgrundlage ist je nach Inhalt des Gesprächs Vorbereitung oder Erfüllung eines Vertrags oder ein berechtigtes Interesse am Austausch mit Ihnen.

Speicherdauer: Abhängig vom Inhalt des Gesprächs. Einzelne Gesprächsnotizen können unter die handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht für Geschäftsbriefe von sechs Jahren fallen.

6.7.3. Briefpost

Beschreibung: Schicken Sie uns einen Brief, wird dieser regelmäßig von uns mit einem Schreiben beantwortet, das wir am Computer erstellen und als Datei speichern. Häufig scannen wir Ihr Schreiben, um es im Rahmen digitaler Büroführung zu archivieren. Die konkrete Verarbeitung der personenbezogenen Daten in unserer Korrespondenz ist abhängig vom thematischen Inhalt der Schreiben und den sich daraus ergebenden Aufbewahrungspflichten. Denkbar ist, dass wir Ihre Daten für weitere Kommunikation in unser Kontaktverzeichnis aufnehmen.

Datenkategorien: Name + Anschrift; personenbezogene Angaben im Inhalt der Schreiben wie z.B. weitere Kontaktdaten in Ihrem Briefkopf, Anfragen, Bestellungen, Angebote, Reklamationen oder sonstige Themen

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Postdienstleister. Ein Transfer in Drittstaaten findet nur statt, wenn die Sendung an eine Adresse außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums geht. Der Datenschutz ist in diesen Fällen durch internationale Vereinbarungen zum Postgeheimnis gewährleistet.

Zweck + Rechtsgrundlage: Kommunikation per Brief. Rechtsgrundlage ist je nach Inhalt der Korrespondenz Vorbereitung oder Erfüllung eines Vertrags oder ein berechtigtes Interesse am Austausch mit Ihnen.

Speicherdauer: Abhängig vom Inhalt der Korrespondenz; grundsätzlich verlangt das Handelsrecht eine Aufbewahrung von Geschäftsbriefen für sechs Jahre.

6.7.4. Videokonferenzen

Beschreibung: Videokonferenzen, deren Veranstalter wir sind, erfolgen über externe Dienstleister, die als Telekommunikationsanbieter unter das TTDSG fallen und damit gesetzlich auf Datenschutz verpflichtet sind. Primär nutzen wir Microsoft als Videokonferenzanbieter und Teams als die entsprechende Anwendung.

Der Umfang der Datenverarbeitungen ist abhängig von den einzelnen Funktionen des Konferenztools, die Sie in Anspruch nehmen. Sie können mit und ohne Video- bzw. Audiosignal teilnehmen, mit und ohne Profilbild, Hintergrundbild, Handzeichen oder Aktivitäten im Chat. Teilweise können Sie sich auch selbst gewählte Benutzernamen geben.

Insbesondere der Zugriff auf Ihre Kamera und Ihr Mikrofon erfolgen nur nach entsprechender Zustimmung durch Sie.

Bevor Konferenzen aufgezeichnet werden, werden alle Teilnehmenden um ihr Einverständnis oder Inaktivität gebeten. Sollte eine Aufzeichnung stattfinden, kann deren Gesprächsverlauf automatisiert oder manuell verschriftlicht werden (transkribiert).

Jedem Teilnehmer ist es technisch möglich, mit Mitteln außerhalb des Konferenztools Screenshots oder Aufzeichnungen im Ganzen oder in Teilen herzustellen. Ein solches Verhalten ohne entsprechende Abstimmung mit allen Teilnehmenden stellt einen Datenschutzverstoß der handelnden Person dar und liegt, wenn es sich dabei nicht um einen unserer Beschäftigten handelt, außerhalb unserer Verantwortung. Heimliche Aufzeichnungen des gesprochenen Worts können eine Straftat nach § 201 StGB darstellen. Wir behalten uns rechtliche Schritte jeder Art gegenüber Personen vor, die ihre Teilnahme an einer Videokonferenz zu datenschutzfeindlichem Verhalten nutzen.

Informationen zum Datenschutz bei Microsoft finden Sie hier: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

Datenkategorien: Benutzername, E-Mail-Adresse; Teilnahmezeiten; Video- bzw. Audiosignal; Video- bzw. Audioaufzeichnung (nur mit Einwilligung); Audiotranskript (nur nach Aufzeichnung); Aktionen im Chat, Status Wortmeldung; Profildaten (Profilbild, Kontaktdaten, Hintergrundbild), Telefonnummer (bei Teilnahme per Telefon); Logfile (IP-Adresse, Gerätekennungen, Aktivitätenhistorie)

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Anbieter von Videokonferenzsystemen, die als Telekommunikationsanbieter unter das TTDSG fallen. Soweit durch die Anbieter Drittstaatentransfers erfolgen, garantiert der Dienstleister einen Umgang mit den Daten auf EU-Datenschutzniveau durch den Abschluss von Standarddatenschutzklauseln.

Meist: Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18 D18 P521, Irland; Microsoft ist über einen Auftragsverarbeitungsvertrag auf den Datenschutz verpflichtet. Soweit die EU-Tochter Daten an die US-Mutter Microsoft Corp. oder andere Microsoft-Gesellschaften überträgt, garantiert Microsoft einen Umgang mit den Daten auf EU-Datenschutzniveau durch den Abschluss von Standarddatenschutzklauseln.

Zweck + Rechtsgrundlage: Nutzung einer Videokonferenz. Rechtsgrundlage ist ein berechtigtes Interesse, da Videokonferenzen ohne ein Mindestmaß an Datenverarbeitung nicht möglich sind. Für Aufzeichnungen ist Einwilligung die Rechtsgrundlage.

Speicherdauer: Soweit keine Aufzeichnung stattfindet, werden alle Daten mit Abschluss der Konferenz gelöscht. Wurde die Konferenz aufgezeichnet, wird die Aufzeichnung gelöscht sobald der letzte Zweck erreicht wurde, zu dem die Aufzeichnung erstellt wurde.

6.7.5. Kollaboration – digitale Zusammenarbeit (Teams)

Beschreibung: Für das digitale Zusammenarbeiten – Kollaboration genannt –nutzen wir Microsoft Teams. Hier können Kanäle für einzelne Gruppen oder Projekte eingerichtet werden. In diesen Kanälen kann ein Austausch in Textform stattfinden, es können Dateien gespeichert und mit den Microsoft Office-Apps gemeinsam bearbeitet bzw. kommentiert und mit Notizen versehen werden. Die Grundfunktionen von Teams können über sogenannte Widgets umfangreich erweitert werden, z.B. um eine gemeinsame Aufgabenplanung und -zuweisung.

Für die Zusammenarbeit über Teams muss die Teams-App für Mobilgeräte oder Desktop/Laptop auf Ihrem Endgerät installiert sein. Für den Download der Teams-App liegt die Verantwortung nicht bei uns sondern direkt bei Microsoft. Indem Sie die Teams-App auf Ihr Endgerät laden, begründen Sie insoweit eine eigenständige Rechtsbeziehung zwischen sich und Microsoft.

Ein Microsoft 365-Konto ist für die Nutzung von Teams nicht erforderlich; eine Nutzung als nicht bei Microsoft registrierter Gast ist möglich. Soweit Sie über ein Microsoft 365-Konto verfügen, liegt die Verantwortung hierfür bei Ihnen bzw. der Organisation, die Ihnen das Konto zur Verfügung stellt. Über Ihr 365-Konto können Sie Ihr Profil pflegen (Profilbild, weitere Kontaktdaten).

Der Datentransfer zwischen Ihrem Endgerät und dem Teams-Server setzt voraus, dass Microsoft die IP-Adresse zur Kenntnis nimmt, über die Sie auf Teams-Inhalte zugreifen. Die Server erfassen darüber hinaus alle Arten von Daten, die bei der Nutzung von Telemediendiensten regelmäßig anfallen.

Informationen zum Datenschutz bei Microsoft finden Sie hier: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

Datenkategorien: Benutzername, Veröffentlichungen in Teams-Kanälen, Speichern und Bearbeiten von in Teams gespeicherten Dateien, Profildaten (Profilbild, Kontaktdaten); weitere Datenkategorien wie IP-Adresse oder E-Mail-Adresse werden von Microsoft in eigener Verantwortung verarbeitet.

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18 D18 P521, Irland; Microsoft ist über einen Auftragsverarbeitungsvertrag auf den Datenschutz verpflichtet. Soweit die EU-Tochter Daten an die US-Mutter Microsoft Corp. oder andere Microsoft-Gesellschaften überträgt, garantiert Microsoft einen Umgang mit den Daten auf EU-Datenschutzniveau durch den Abschluss von Standarddatenschutzklauseln.

Zweck + Rechtsgrundlage: Nutzung einer Kollaborationssoftware zur digitalen Zusammenarbeit. Rechtsgrundlage ist je nach Inhalt der Zusammenarbeit Vorbereitung oder Erfüllung eines Vertrags oder ein berechtigtes Interesse am Austausch mit Ihnen.

Speicherdauer: Einzelne Kanäle in Teams ebenso wie dort gespeicherte Dateien werden gelöscht, sobald der letzte Zweck erreicht wurde, zu dem sie angelegt bzw. gespeichert wurden. Wird Ihr Office 365-Konto gelöscht, ändern sich die Namenseinträge bei Veröffentlichungen oder Dateimetadaten in Teams zu „unbekannt“.

6.7.6. Videoüberwachung

Beschreibung: Innerhalb unserer Geschäftsräume sind Videokameras installiert, da wir damit in Verbindung stehende Anwendungen für Kunden entwickeln und testen müssen. Die Kameras zeichnen das Geschehen innerhalb ihres Blickfelds rund um die Uhr auf.

Datenkategorien: Videoaufzeichnungen

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Keiner

Zweck + Rechtsgrundlage: Die Videoüberwachung dient der Abwehr und Verfolgung von Angriffen gegen Gesundheit und Leben der Beschäftigten sowie gegen das Eigentum der Organisation wie der Beschäftigten. Die Videoüberwachung dient auch dazu, unberechtigten Zutritt zu besonders sicherheitsrelevanten Bereichen unserer Geschäftsräume abzuwehren bzw. im Fall eines unberechtigten Zutritts zu dessen Aufklärung. Das berechtigte Interesse an der Videoüberwachung ergibt sich aus der besonderen Gefahrensituation bzw. den besonderen Sicherheitsanforderungen für unsere Organisation.

Speicherdauer: Die Aufzeichnungen der Videoüberwachung werden nach 72 Stunden automatisch von unseren Servern gelöscht.

6.7.7. Finanzbuchhaltung

Beschreibung: Alle Zahlungen werden in der Finanzbuchhaltung erfasst. Dabei wird die Person des Zahlenden bzw. Zahlungsempfängers dokumentiert. Bei juristischen Personen umfasst das teilweise auch die Namen und Kontaktdaten von Ansprechpartnern für den Vorgang.

Teilweise ergeben sich auch aus dem Zahlungsgrund Aussagen über Personen oder die Aktivität einer Person (z.B. bei Gehalts-/Honorarzahlungen, Reisebuchungen, Aufwandserstattungen)

Wir nutzen für unsere Buchhaltung eine cloudbasierte Software.

Datenkategorien: Name, Kunden- oder Lieferantennummer, Bankverbindung oder Kreditkartendaten, Zahlungsgrund, Reisedaten (Zeitpunkt, Ziel, Unterkunft, Transportmittel, Kosten), Bewirtungen (Datum, Ort/Bewirtungsbetrieb, bewirtete Personen, Bewirtungsgrund, Kosten), Angaben zu sonstigen Auslagen (Anschaffungen, Geschenke)

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Unser Steuerberater als Dienstleister für die Finanzbuchhaltung, der als Berufsgeheimnisträger durch Gesetz auf den Datenschutz verpflichtet ist. Ein Drittstaatentransfer findet nicht statt.

Zweck + Rechtsgrundlage: Verwaltung aller Zahlungsvorgänge. Rechtsgrundlage ist Vertragserfüllung oder Rechtspflicht (Steuer- und Handelsrecht).

Speicherdauer: Die Daten in der Finanzbuchhaltung bewahren wir 10 Jahre auf. nach den Vorgaben des Steuerrechts

6.7.8. Zahlungstransfers

Beschreibung: Zahlungen über ein Bank- oder Kreditkartenkonto von uns sind entsprechend in den Kontoauszügen dokumentiert.

Datenkategorien: Name, Bankverbindung, Zahlungstag, Zahlungsbetrag, Zahlungsgrund (Buchungstext)

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Unsere kontoführenden Finanzinstitute, die über das Bankgeheimnis und die Bankenaufsicht gesetzlich auf den Datenschutz verpflichtet sind. Ein Drittstaatentransfer findet nicht statt.

Zweck + Rechtsgrundlage: Bargeldloser Zahlungsverkehr; Rechtsgrundlage ist Vertragserfüllung.

Speicherdauer: Kontoauszüge bewahren wir nach den Vorgaben des Steuerrechts 10 Jahre auf.

6.7.9. IT-Administration

Beschreibung: Vereinzelt nehmen wir für die Administration, Wartung und Pflege unserer Informationstechnologie Dienstleister in Anspruch. Diese Dienstleister beschäftigen sich nicht inhaltlich mit den bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten. Aber bei der Pflege von Datenbanken und anderen Systemeinheiten kann es dazu kommen, dass Personendaten von den Dienstleistern zur Kenntnis genommen werden. Alle unsere Dienstleister sind über entsprechende Verträge ausdrücklich und entsprechend der Sensibilität der Daten, auf die sie Zugriff nehmen können, auf die Vertraulichkeit verpflichtet worden.

Datenkategorien: Jede Art von Daten

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): IT-Dienstleister, die über einen Auftragsverarbeitungsvertrag oder eine andere Form der Vertraulichkeitsverpflichtung auf den Datenschutz verpflichtet sind. Ein Drittstaatentransfer findet nicht statt.

Zweck + Rechtsgrundlage: Inanspruchnahme kompetenter Dienstleister für professionelle IT-Administration. Rechtsgrundlage ist ein berechtigtes Interesse, da die Dienstleister über adäquate Vertraulichkeitsverpflichtungen auf den Datenschutz verpflichtet wurden.

Speicherdauer: Eine eigenständige Speicherung findet nicht statt.

6.7.10. Dateispeicherung

Beschreibung: Neben der Datenerfassung in einzelnen (zuvor beschriebenen) Datenbanken speichern wir Dokumente auf unseren Speichermedien. Das umfasst typischer Weise Office-Dokumente (Word, Excel, Powerpoint), PDF-Dateien, Bilder, Filme, Layouts, sonstige Formate von Text-, Tabellen- und Präsentations-Dateien sowie letztlich jede Art von Datei, deren Einsatz im Rahmen unserer Geschäftsprozesse angebracht ist.

Die Datenschutzfragen zum Inhalt der Dateien richtet sich nach den jeweils einschlägigen Verarbeitungszwecken. Parallel ergibt sich durch die Speicherung der Dateien und die regelmäßig daran anhaftenden Metadaten (primär die Erstellersignatur) eine eigenständige Verarbeitung. Office-Dokumente enthalten insbesondere personenbezogene Metadaten, wenn gemeinsam an ihnen gearbeitet wird (Kollaboration) und dafür die Kommentar- und Notizfunktionen sowie der Änderungsmodus genutzt werden.

Wir nutzen Microsoft 365 als Cloud-Lösung für die Dateispeicherung (in Teams, Sharepoint bzw. OneDrive). Bestandteil der Microsoft 365-Dienste ist Microsoft Graph, eine automatische Analysefunktion, die die Metadaten aller Dateien auswertet, um deren Wiederauffindbarkeit zu verbessern.

Umfassende Informationen über die Verwendung der von Microsoft erfassten Daten finden Sie in den Datenschutzinformationen von Microsoft (https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement).

Datenkategorien: Jede Art von Daten, hier aber Fokus auf Metadaten: Signatur des Dateierstellers, Signaturen von Dateibearbeitern (auch in Kommentaren + Notizen); Zeitpunkt der Erstellung, Bearbeitung bzw. Speicherung

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18 D18 P521, Irland; Microsoft ist über einen Auftragsverarbeitungsvertrag auf den Datenschutz verpflichtet. Soweit die EU-Tochter Daten an die US-Mutter Microsoft Corp. oder andere Microsoft-Gesellschaften überträgt, garantiert Microsoft einen Umgang mit den Daten auf EU-Datenschutzniveau durch den Abschluss von Standarddatenschutzklauseln.

Zweck + Rechtsgrundlage: Dateispeicherung in einem Hochleistungsrechenzentrum sowie Einsatz moderner Suchfunktionalitäten. Rechtsgrundlage ist ein berechtigtes Interesse, da die Verarbeitung im Rahmen einer Auftragsverarbeitung erfolgt.

Speicherdauer: Abhängig von der Speicherzeit für die einzelne Datei

6.7.11. Entsorgung von Datenträgern und Dokumenten

Beschreibung: Auch die Löschung bzw. Vernichtung von Daten stellt eine Datenverarbeitung dar. Papierdokumente mit entsprechend schützenswerten personenbezogenen Daten werden bei uns geschreddert oder über die verschlossenen Tonnen eines professionellen Aktenvernichters entsorgt. Die Qualitätsstufe des eingesetzten Schredders sowie das Niveau der mit dem Dienstleister vereinbarten Dokumentenvernichtung entspricht der Risiko- bzw. Vertraulichkeitseinstufung der zu vernichtenden Unterlagen.

Speichermedien (Festplatten z.B. aus Servern, Computern, Smartphones, Tablets, USB-Sticks, Speicherkarten), auf denen zuvor schützenswerte personenbezogene Daten gespeichert waren, werden, wenn Sie nicht mehr zur Speicherung dieser Daten genutzt werden sollen, von unserer IT-Administration durch mehrfaches, mindestens dreifaches, vollständiges Überschreiben sicher gelöscht oder an einen professionellen Vernichter von Speichermedien übergeben. Das Niveau des Lösch- oder Zerstörungsvorgangs entspricht der Risiko- bzw. Vertraulichkeitseinstufung der zuvor auf dem Medium gespeicherten Daten.

Datenkategorien: Jede Art von Daten

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Dienstleister für die professionelle Vernichtung von Papierdokumenten und Speichermedien, die über Auftragsverarbeitungsverträge auf die Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet sind. Ein Drittstaatentransfer findet nicht statt.

Zweck + Rechtsgrundlage: Risikokonforme Vernichtung bzw. Löschung von personenbezogenen Daten. Rechtsgrundlage ist die gesetzliche Pflicht zur Datenminimierung und -löschung aus der DSGVO:

Speicherdauer: Eine über die Löschung/Vernichtung hinausgehende Speicherung findet nicht statt.

6.7.12. Rechtsverfolgung

Beschreibung: Für den Fall, dass wir in eine rechtliche Auseinandersetzung mit Ihnen geraten, geben wir Daten zu Ihrer Person und den Umständen der Auseinandersetzung an Rechtsanwälte und ggf. an Behörden oder Gerichte weiter.

Datenkategorien: Name, Kontaktdaten, Angaben zum Streitgegenstand

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Rechtsanwälte, Behörden, Gerichte, Gerichtsvollzieher. Alle Empfänger sind als staatliche Einrichtung oder als Berufsgeheimnisträger auf die Vertraulichkeit verpflichtet. Ein Drittstaatentransfer findet nicht statt so.

Zweck + Rechtsgrundlage: Rechtsverfolgung. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse daran, bei Bedarf Rechtsbeistand bei Anwälten und ggf. Behörden oder Gerichten zu suchen.

Speicherdauer: Die genannten Empfänger Ihrer Daten verarbeiten diese nach ihren eigenen Vorgaben in dem Umfang, wie es zur Erfüllung der jeweiligen Aufgabe erforderlich ist. Wir speichern die Daten zu einer rechtlichen Auseinandersetzung bis zum endgültigen Abschluss der Auseinandersetzung inklusive aller einschlägigen Verjährungs- und Widerspruchsfristen. Sollte die Wiederholung einer vergleichbaren Auseinandersetzung mit Ihnen oder anderen Personen denkbar sein, speichern wir zumindest die verfahrensentscheidenden Unterlagen – ggf. in anonymisierter Form – entsprechend länger.

6.7.13. Datenschutzmanagement

Beschreibung: Machen Sie uns gegenüber Ihre Rechte aus dem Datenschutz geltend, dokumentieren wir die damit einhergehende Kommunikation und Prozesse in unserer Datenschutzmanagementanwendung.

Datenkategorien: Name, Kontaktdaten, Angaben zum Datenschutzbegehren

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Unser Datenschutzbeauftragter, der gesetzlich auf die Vertraulichkeit verpflichtet ist, sitzt im EWR. Unser Dienstleister für die Cloud-Anwendung für das Datenschutzmanagement, der über einen Auftragsverarbeitungsvertrag auf den Datenschutz verpflichtet ist, sitzt im EWR. Ein Drittstaatentransfer findet nicht statt so.

Zweck + Rechtsgrundlage: Datenschutzmanagement. Rechtsgrundlage ist die gesetzliche Rechenschaftspflicht aus der DSGVO.

Speicherdauer: Wir speichern die Daten zu einer rechtlichen Auseinandersetzung bis zum endgültigen Abschluss der Auseinandersetzung inklusive aller einschlägigen Verjährungs- und Widerspruchsfristen. Sollte die Wiederholung einer vergleichbaren Auseinandersetzung mit Ihnen oder anderen Personen denkbar sein, speichern wir zumindest die verfahrensentscheidenden Unterlagen – ggf. in anonymisierter Form – entsprechend länger.